catWorkX GmbH vereinfacht SHARP Retourenabwicklung
Der catWorkX GmbH ist es gelungen, die SHARP-Retourenabwicklungsprozedur vom Papierbeleg wesentlich zu befreien und in einen digitalen Workflow zu überführen.
Bisher waren Retouren mit einer Vielzahl von Dokumenten und Belegen verbunden, die bei der Rückgabe vorgelegt werden mussten. Das wird zukünftig mit dem "Return of Material Authorisation" anders sein, verspricht die catWorkX GmbH. Der Begriff "Return of Material Authorisation" (RMA) umfasst die komplette Abwicklung eines Retourenfalles, bei dem ein Fachhändler unter bestimmten Bedingungen ein Gerät zurückgeben kann.
Nach Feststellung eines Retourenfalles durch einen SHARP-Servicemitarbeiter können freigeschaltete Fachhändler über das SHARP-e-Service-Portal eine RMA-Nummer mit einem RMA-Deckblatt laden bzw. ausdrucken. Mit der RMA-Nummer ist die eindeutige Zuordnung des Servicefalles möglich.
Anschließend wird das Deckblatt zusammen mit allen nötigen Belegen an eine zentrale Service-Faxnummer gesendet, von einem Fax-Server empfangen und automatisch weitergeleitet. Im weiteren Verlauf trennt das System automatisch das Deckblatt von den Belegen, wandelt das Fax-Bild über eine OCR-Software in einen lesbaren Text um und speichert den gesamten Servicefall als Datensatz zusammen mit einem PDF der Belege ab. Damit lässt sich jeder Retourenfall bequem recherchieren und archivieren.
"Mit der Überführung dieses papiergestützten Prozesses in einen digitalen Workflow und der automatischen Belegintegration wird die Retourenabwicklung sowohl für die Fachhändler als auch für den SHARP-Service entscheidend vereinfacht und für alle besser nachvollziehbar", erklärt Dr. Wolfgang Tank von catWorkX. Allein durch den Wegfall der Papierdokumente wird die Recherche und die Archivierung beschleunigt.
